Cách sử dụng phần mềm DentalFlow để quản trị nha khoa Online

Vì mỗi phòng khám có một đặc trưng riêng nên việc dành thời gian để thiết lập thông tin ban đầu là rất quan trọng để hệ thống hoạt động được như mong muốn.

Trước khi bác sĩ có thể sử dụng hệ thống để khám chữa bệnh cho bệnh nhân thì Admin cần phải có một số setting cơ bản sau đây:

Thông tin phòng khám được in lên các hóa đơn nên cần đảm bảo cập nhật chính xác.

Để nhân viên có thể đăng nhập vào thì Admin cần tạo các tài khoản tương ứng. Có các vai trò chính trong hệ thống:

1. Quản trị viên: Toàn quyền sử dụng hệ thống
2. Bác sĩ: Thực hiện cập nhật thông tin khám chữa bệnh cho bệnh nhân
3. Lễ tân: Hẹn bệnh nhân, cập nhật lịch hẹn, thu tiền
4. Điều dưỡng viên: Xem thông tin điều trị và chuẩn bị các thứ cần thiết trợ giúp cho bác sỹ làm thủ thuật

Một nhân viên có thể nhận nhiều vai trò trong phòng khám. Lúc đấy quyền sẽ là gộp nhiều vai trò lại. Để thay đổi phân quyền thì xem mục Phân quyền phía dưới

Là căn cứ để tính tiền cũng như theo dõi lịch sử điều trị của bệnh nhân. Hệ thống tạo sẵn một số thủ thuật, tuy nhiên phòng khám cần bổ sung/cập nhật các thủ thuật và giá tham khảo của thủ thuật theo đúng thực tế tại phòng khám.
Nhóm thủ thuật: Để tiện cho việc quản lý thì thủ thuật phân theo nhóm, việc này giúp thống kê doanh số theo nhóm được dễ dàng hơn. Nhóm thủ thuật được setting đồng thời với quá trình setting thủ thuật.

Sau khi setting cơ bản xong thì đã có thể hoạt động được rồi. Tuy nhiên để tiện sử dụng hơn nữa thì các setting mở rộng sau đây sẽ giúp hệ thống phục vụ tốt hơn nhu cầu của phòng khám.

Tạo nhóm bệnh nhân giúp bạn dễ dàng phân loại bệnh nhân theo từng nhóm.

Tạo các nhóm khuyến mãi với các mức giảm giá khác nhau. Mức giảm giá sẽ tương ứng với số tiền mà bệnh nhân đã trả cho phòng khám.

Tạo sẵn các đơn thuốc mẫu giúp cho việc kê đơn thuốc trở nên nhanh chóng hơn. Admin setting đơn thuốc mẫu và bác sĩ sử dụng lại cho bệnh nhân.

Setting các loại thuốc được sử dụng trong đơn thuốc.

Lời dặn sẽ được in vào mặt sau của đơn thuốc. Ở đây cho phép setting các lời dặn mẫu để bác sỹ chọn nhanh khi kê đơn thuốc.

Mẫu xét nghiệm sử dụng khi cần in và đưa cho bệnh nhân mang đi xét nghiệm máu. Hệ thống cung cấp sẵn tài liệu mẫu rồi, tuy nhiên phòng khám có thể tự edit và upload lại mẫu mới của riêng phòng khám lên hệ thống. Tài liệu ở dạng DOCX.

Là danh sách các vấn đề trên răng, khi khám thì phát hiện ra và cần phải xử lý. Danh sách hiện hiện trạng đã có sẵn, nhưng phòng khám có thể edit lại theo nhu cầu.

Cài đặt thông tin về các xưởng và loại vật liệu, Trước khi sử dụng chức năng đặt xưởng thì cần phải cài đặt mục này.

Hệ thống tự động gửi email tới khách hàng khi có lịch hẹn. Cài đặt giống như mục Gửi tin nhắn dưới đây.

Để giảm công sức của lễ tân khi phải nhắn tin cho khách hàng nhắc về lịch hẹn thì hệ thống hỗ trợ chức năng tự động gửi tin nhắn. Có thể cài đặt nội dung của tin nhắn cần gửi và thời điểm gửi tin nhắn.

Cài đặt nhóm giúp phân loại các phiếu chi, từ đó theo dõi được thông tin thu chi và báo cáo về tình trạng thu chi.

Để thực hiện hẹn, khám và điều trị thì trước tiên cần tạo hồ sơ bệnh nhân trước. Một bệnh nhân có thể có một bác sỹ chính và nhiều bác sỹ phụ. Trong trường hợp có sử dụng bác sỹ chính, phụ thì những bác sỹ khác sẽ không nhìn thấy thông tin của bệnh nhân này.

Khi đã thống nhất được thời gian đến khám của khách hàng thì lễ tân tiến hành đặt lịch với khách hàng.

Có thể thay đổi/hủy được thông tin của lịch hẹn đã đặt.

Khi bệnh nhân đến, bắt đầu khám/điều trị, hoàn thành khám/điều trị thì cần chuyển trạng thái của lịch hẹn bằng cách click vào nút [:] trên lịch hẹn tương ứng. Việc này giúp cho hệ thống có thể hiển thị được bệnh nhân nào đã đến, những bệnh nhân nào đang ngồi chờ lâu để có hình thức chăm sóc phù hợp. Thông qua việc chuyển trạng thái đúng lúc thì hệ thống sẽ thống kê được thời gian chờ của bệnh nhân và thời gian điều trị của các bác sỹ.

Khi phòng khám có nhiều khách hàng và có những khách hàng hẹn nhưng không đến hoặc khách hàng báo hẹn lại sau, lễ tân dễ bị quên không hẹn lại khách hàng, việc này có thể dẫn đến mất khách hàng.
Danh sách lịch hẹn nhỡ/hẹn lại sau sẽ giúp liệt kê tất cả các lịch đã nhỡ, chúng ta có thể hẹn lại bằng cách kéo thả lịch đó vào vị trí thích hợp trong lịch hẹn, hoặc hủy lịch đó đi.

Để tránh việc khách hàng bị quên lịch hẹn hoặc đến trễ, hệ thống tự động gửi tin nhắn SMS tới số điện thoại của khách hàng. Nội dung và thời gian của tin nhắn là do phòng khám tự thiết lập. Để nhận được SMS phản hồi từ khách hàng thì hệ thống cần gửi SMS tới khách hàng bằng số điện thoại của phòng khám. Vì thế muốn thực hiện chức năng này cần phải cài đặt ứng dụng riêng trên điện thoại Android của phòng khám. Ứng dụng sẽ lấy tin nhắn cần gửi từ server DentalFlow và gửi tới khách hàng qua SIM của phòng khám.

Bác sỹ đánh dấu hiện trạng của răng. Danh sách các hiện trạng của răng cũng có thể được cài đặt riêng cho phòng khám ở đây
Các loại ảnh sau đây cũng được lưu cho từng lần khám:

• Ảnh ngoài mặt
• Ảnh trong miệng
• Chụp X-Quang
• Mẫu hàm

Nếu cần xét nghiệm thì có thể tải mẫu xét nghiệm về và in ra cho bệnh nhân.

Đối với từng vấn đề của răng, bác sỹ sẽ đưa ra kế hoạch điều trị bằng cách lựa chọn các thủ thuật cần thực hiện và khoảng thời gian dự kiến. Khi chọn thủ thuật xong thì chi phí dự kiến cũng được hiển thị để có thể tư vấn cho khách hàng. Kế hoạch điều trị có thể in ra để bác sỹ và bệnh nhân cùng ký vào, những thủ thuật nào bệnh nhân chấp nhận hay từ chối cũng phải chỉ rõ ra.

Bác sỹ chọn thủ thuật điều trị theo thực tế. Thông thường thủ thuật đã được liệt kê trong kế hoạch điều trị nên có thể chọn nhanh từ kế hoạch điều trị. Trong trường hợp trong kế hoạch điều trị chưa có thủ thuật đó thì có thể chọn từ danh sách chứa toàn bộ thủ thuật của hệ thống (đã được admin setting trước đó).
Danh sách thủ thuật này là cơ sở để tiến hành thanh toán, và để theo dõi lịch sử điều trị của khách hàng.

Đối với một số thủ thuật chuyên sâu đòi hỏi sự chuẩn bị và các thao tác kỹ càng, hệ thống hỗ trợ checklist để tránh sai sót. Việc lựa chọn Protocol cho thủ thuật thì được admin setting trong danh sách thủ thuật.
Hiện tại có hai Protocols là “Nhổ răng” và “Implant”

Nhổ răng

Implant

Sau khi điều trị xong thì bác sỹ tiến hành kê đơn thuốc cho bệnh nhân. Bác sỹ có thể copy thông tin của một đơn thuốc mẫu.

Lễ tân thu tiền dựa vào tiến trình điều trị (danh sách các thủ thuật đã thực hiện)
Hệ thống cho phép in hóa đơn cho khách hàng.

Doanh thu theo nhóm thủ thuật và bác sỹ. Có thể lọc theo một khoảng thời gian, bác sỹ và theo nhóm thủ thuật

Báo cáo thực thu: là báo cáo số tiền thu về thực tế của phòng khám theo hình thức thu theo từng ngày. Và có thể xem chi tiết từng ngày bệnh nhân nào đã thanh toán.

Báo cáo thực thu theo từng bác sĩ: là báo cáo tổng số tiền thu về thực tế của từng bác sĩ. Và có thể xem chi tiết từng bệnh nhân đã thanh toán.

Báo cáo chi: những khoản chi trong phòng khám có thể lọc theo khoảng thời gian.

Báo cáo tổng hợp thu chi: tổng hợp thu, chi từ đó tính được số dư theo các hình thức thanh toán. Có thể lọc theo khoảng thời gian.

Thống kê số lượng lịch hẹn trong một khoảng thời gian được chọn. Thông qua việc cập nhật trạng thái lịch hẹn thì hệ thống cũng thống kê được thời gian trung bình bệnh nhân phải chờ, thời gian điều.