Mỗi ngày phòng khám hoạt động là thêm một ngày hàng trăm con số, thông tin, dữ liệu được sản sinh. Đâu là những con số ý nghĩa nhất? Phòng khám nha nên quản lý chúng thế nào? Hãy cùng tham khảo những phương pháp ngay dưới đây của Nha khoa Miền Trung.
Mục Lục Bài Viết
1. Các chỉ số tăng trưởng khách hàng
Các chủ phòng khám cần phải xác định được những giá trị cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của phòng khám: tầm nhìn của phòng khám là gì? và mục tiêu của phòng khám hướng tới trong tương lai là gì? Chỉ có khi đã xác định được rõ ràng tầm nhìn và mục tiêu phát triển thì phòng khám mới có thể hoạt động một cách trơn tru và đúng hướng. Không có gì tai hại bằng việc, bạn mất đi phương hướng trong kinh doanh.
Cần xác định rõ tầm nhìn và mục tiêu của phòng khám
Đặt mục tiêu phải rõ ràng, phải có số lượng cụ thể và cân đong đo đếm được. Có vậy bạn mới có thể xác định sau một chiến dịch, bạn đã đạt được hiệu quả đó hay chưa và cần phải cố gắng thêm bao nhiêu nữa.
Liên quan tới tốc độ tăng trưởng của phòng khám, đây là ví dụ những số liệu đáng giá nhất:
- Tỷ lệ khách dropout
- Tỷ lệ khách hủy hẹn
- Tỷ lệ khách không quay lại trong vòng 6 tháng
- Tỷ lệ khách chấp nhận thủ thuật
- Tỷ lệ khách mới
Sau khi bạn đã phân tích được các chỉ số này, bạn cần phải vạch ra những chiến lược để điều chỉnh hoạt động của phòng khám một cách cụ thể để cải thiện được mục tiêu đã đề ra.
2. Các chỉ số liên quan tới tình hình tài chính
Dòng tiền của phòng khám, số liệu thu chi thường được giao cho bộ phận kế toán theo dõi. Mặc dù vậy bạn vẫn cần phải quan tâm và coi chúng như một vấn đề chung ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Theo dõi dòng tiền của phòng khám giúp cải thiện hoạt động kinh doanh
Vấn đề tài chính có vững chắc hay không phục thuộc vào việc bạn có thể dự đoán được mức chi phí trung bình theo từng giai đoạn cụ thể cũng như phân bổ được dòng tiền để có sự dự phòng cho hoạt động kinh doanh hợp lý. Bạn hãy để ý tới các chỉ số quản lý phòng khám liên quan tới hoạt động kinh doanh sau:
- Chi tiêu hàng tháng của phòng khám
- Công nợ trên khách hàng
- Vật tư tiêu hao trung bình trên một thủ thuật
- Doanh thu trung bình trên một ghế khám
- Doanh thu theo thủ thuật
- Doanh thu theo bệnh nhân
- Doanh thu theo bác sĩ
- Theo dõi xu hướng doanh thu: xu hướng tăng hay giảm
Hãy đảm bảo chi tiêu thông minh và hạn chế nhất những hoang phí không đáng có. Những chỉ số này khi theo dõi chặt chẽ, có thể sẽ chưa mang tới sự thay đổi ngay cho hoạt động kinh doanh, tuy nhiên nếu như bạn đầu tư kỹ lưỡng thì bạn sẽ thấy rõ được kết quả được cải thiện đáng kể dựa trên những kết quả mà bạn nhìn thấy.
3. Các chỉ số kiểm soát về quy trình xử lý vấn đề của phòng khám
Ngoài việc chú ý tới kiểm soát dòng tiền, các chủ phòng khám còn cần phải quan tâm tới quá trình mà khách hàng trải nghiệm dịch vụ tại phòng khám. Khi họ bước chân tới, gặp gỡ nhân viên, thăm khám, trao đổi với bác sĩ, ra về,… đều cần sự chăm sóc chuẩn mực và cẩn thận.
Từng bước phòng khám của bạn vận hành ra sao, chăm sóc khách hàng như thế nào đều cần phải được lên quy trình cụ thể để trở thành quy trình chuẩn và cứ thế nhân viên phải tuân theo. Thống nhất với nhau từ câu chào, nụ cười hay những hành vi tỉ mỉ cũng sẽ là điểm cộng trong mắt của khách hàng. Kết quả hoạt động của phòng khám sẽ cải thiện rõ ràng nếu bạn lên được một quy trình làm việc chuẩn như vậy.
Một số quy trình làm việc của nhân viên mà bạn có thể cần cải thiện như:
- Quy trình thực hiện nhiệm vụ vệ sinh
- Quy trình thăm khám của mỗi nha sĩ – thời gian điều trị trung bình
- Quy trình tổ chức chăm sóc khách hàng – thời gian phản hồi của khách hàng
- Quy trình tiếp đón khách hàng – thời gian chờ trung bình, tỷ lệ khách bỏ hẹn vì chờ lâu
Ví dụ về một quy trình phòng khám nha khoa
Khi nghiên cứu và cải thiện quy trình này một cách thường xuyên sẽ giúp cho bạn có thêm những cải thiện nhất định trong tổ chức hoạt động kinh doanh.
4. Kiểm soát hoạt động của phòng khám bằng công nghệ
Bạn vẫn thường kiểm soát công việc của nhân viên thông qua các báo cáo từ các quản lý và từng cá nhân chứ? Việc yêu cầu từng nhân viên làm báo cáo sẽ là một cách quản lý hiệu quả, tuy nhiên hãy đảm bảo thời gian gửi các báo cáo của nhân viên mang tính kịp thời cập nhật tình hình công việc. Thông thường, phải tốn rất nhiều thời gian bạn mới nhận được báo cáo tổng hợp tình hình phòng khám từ nhân viên, việc làm báo cáo sẽ tốn nhiều công sức.
Do đó, các phòng khám hiện đại thường chọn một phần mềm quản lý nha khoa online để cập nhật báo cáo tự động, triệt tiêu gap time- khoảng cách từ yêu cầu của chủ phòng khám cho tới khi nhân viên tổng hợp xong báo cáo.
Chỉ cần mở ứng dụng là đã thấy hết được tình hình kinh doanh cho đến hiện tại, với các chỉ số cần thiết cho phòng khám được cập nhật tự động – mọi lúc mọi nơi – theo thời gian thực.
Ví dụ như phần mềm quản lý nha khoa Online sẽ cho bạn biết các chỉ số sau đây:
- Danh sách khách hẹn lại
- Tỷ lệ khách bỏ hẹn, khách hẹn lại
- Tỷ lệ khách hàng quay lại, tỷ lệ khách hàng mới
- Thời gian chờ trung bình
- Thời gian điều trị trung bình
- Công nợ đã thu, tồn lại
- Tỷ lệ chi phí trên doanh thu
- Tỷ lệ doanh thu theo thủ thuật
- Tỷ lệ doanh thu theo bệnh nhân
- Tỷ lệ doanh thu theo bác sĩ
- Vật tư tiêu hao theo thủ thuật
- Tình hình chăm sóc khách hàng…
Trong phòng khám nha khoa có vô vàn những dữ liệu mà bạn cần theo dõi sát sao. Nhân viên chăm sóc khách hàng đã làm đúng, đủ nhiệm vụ của mình, khối lượng vật tư tồn kho là bao nhiêu, tỷ lệ tiêu hao trên mỗi thủ thuật đang là cao hay thấp, khách hàng có quay lại thường xuyên hay không…? Nghiệp vụ vận hành phức tạp, đặc trưng của nghề răng hàm mặt yêu cầu các bác sĩ không chỉ cần giỏi chuyên môn mà còn phải biết cách quản trị, dùng người, đọc con số để đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt.
Trong đó, yếu tố dám nghĩ, dám làm, dám nhìn vào tình hình hiện tại, dám triển khai công nghệ mới, chắc chắ sẽ giúp bạn tăng năng lực cạnh tranh, đưa phòng khám ngày một tăng trưởng.
