Quy trình chuyển đổi số cho phòng khám Nha khoa hiệu quả

1. Xác định các nghiệp vụ trong phòng khám

Mỗi phòng khám có một quy tắc làm việc, tính lương, thực hiện thủ thuật khác nhau nhưng nói chung kịch bản vận hành hàng ngày đều xoay quanh những nghiệp vụ cơ bản như nhau. Bạn phân cho nhân sự phụ trách từng khâu ra sao, thì trên môi trường online cũng có thể phân quyền tương tự như vậy. Trước khi bắt tay sử dụng bất kì phần mềm nào, bạn cần quy hoạch lại các hoạt động hàng ngày trong phòng khám nha khoa của bạn, ví dụ như:

• Hoạt động hẹn lịch và đón tiếp: Khi khách hàng tới, lễ tân tiếp đón, ghi nhận thông tin khách hàng, kiểm tra lịch hẹn, cập nhật lịch mới, dự đoán thời gian hẹn khách
• Hoạt động khám và điều trị: Bác sĩ khám chữa theo quy trình, trợ thủ hỗ trợ và lưu thông tin hồ sơ bệnh án
• Chăm sóc khách hàng: Nhân viên CSKH hẹn lịch tái khám, nhắc lịch tới khách hàng, chăm sóc sau khám, trước khám, cập nhật các chương trình khuyến mại, nhắc khách thanh toán..
• Quản lý tài chính và vật tư: Kế toán báo cáo thu chi, công nợ trong ngày, tính toán hao phí vật tư, tồn kho, xuất nhập xưởng..
• Quản lý nhân sự và kinh doanh: Chủ phòng khám nắm bắt tình hình làm việc hàng ngày của nhân sự để tính lương thưởng phù hợp, nắm vững các chỉ số quan trọng như tỷ lệ doanh thu theo thủ thuật, doanh thu trên ghế khám, tỷ lệ khách mới, khách quay lại…

2. Đồng bộ thông tin lên phần mềm quản lý nha khoa

Khi đã xác định sẽ chuyển toàn bộ lượng nghiệp vụ này lên môi trường online, bạn sẽ phải đưa những thông tin cơ bản này lên phần mềm, ví dụ như lịch làm việc của phòng khám, số lượng nhân sự, các vật tư cần sử dụng, các thủ thuật phòng khám thực hiện, biểu mẫu cần có, các nhóm khách hàng mà bạn định danh (khách hàng VIP, khách hàng đang nợ..)

3. Quản lý phòng khám nha trên phần mềm

Sau khi đã thiết lập cơ bản, bạn có thể hình dung việc phối hợp các hoạt động tại phòng khám hàng ngày giữa các bộ phận như sau: 

• Khách hàng tới: Lễ tân ghi nhận thông tin và đặt lịch trên phần mềm
• Khách hàng chờ: Lễ tân theo dõi con số thời gian trên phần mềm để điều phối phù hợp
• Khách hàng vào ghế khám: Bác sĩ xem tiền sử bệnh trên phần mềm. Trợ thủ hỗ trợ, lưu thông tin khám và điều trị trên phần mềm
• Khách hàng thanh toán: Lễ tân cập nhật thanh toán trên phần mềm
• Khách hàng ra về: Nhân viên CSKH dùng phần mềm gửi tin nhắn, SMS, email tự động nhắc lịch uống thuốc và lịch hẹn
• Kết thúc ngày: Kế toán xem lại báo cáo thu chi, công nợ, vật tư tồn kho… qua phần mềm. Nhà quản lý xem lại các báo cáo CSKH, báo cáo doanh thu & tăng trưởng

4. Ví dụ cụ thể về quá trình số hoá Nha khoa

Trường hợp cụ thể sau:

10h sáng: Khách hàng Nguyễn Thị Trang bước vào phòng khám NTQ.

Lễ tân Khương Thị Mai đón tiếp và được biết đây là khách hàng mới, được người quen giới thiệu. Chị Mai thao tác: 

Bước 1: Lễ tân ghi nhận thông tin khách hàng mới

Vào mục Quản lý Hồ sơ khách hàng trên menu trái và điền đầy đủ thông tin khách hàng

Bước 2: Lễ tân kiểm tra lịch hẹn và đặt lịch

Kiểm tra trên lịch hẹn chị Mai được biết khung giờ gần nhất là bác sĩ Hưng, lúc 10h30 còn trống. Chị báo lại và khách hàng xác nhận đồng ý khám lúc 10h30. Chị Mai đặt lịch

10h30: Lễ tân Mai tiếp tục nhập các lịch hẹn mới, điền danh sách hẹn lại và nhắc nhở các khách hàng hôm nay tới khám đúng hẹn tại menu lịch hẹn. Trong khi đó, chị Trang lên ghế khám bác sĩ Hưng.

Bước 3: Chuyển bác sĩ xem thông tin về khách hàng

Dĩ nhiên chị Mai không cần mang máy tính có chứa thông tin bệnh nhân cho bác sĩ xem bởi bác sĩ Hưng đã được phân quyền xem những dữ liệu này ngay trên menu lịch hẹn. 

Tại ghế khám, tin báo đỏ về khách hàng nhấp nháy trên màn hình.  Trợ thủ Phương click đọc to thông tin cơ bản mà lễ tân Mai đã ghi lại trong khi bác sĩ Hưng thay găng chuẩn bị khám ca này.

Bước 4: Trợ thủ lưu thông tin khám và điều trị

Bệnh nhân lên ghế khám, Bác sĩ Hưng chẩn đoán, chụp ảnh xét nghiệm và đưa ra phương án nhổ răng khôn mọc lệch. Khách hàng Trang đồng ý với phương án và chi phí.

Bác sĩ Hưng thực hiện thủ thuật, trợ thủ Phương hỗ trợ thao tác và nhập thủ thuật, hình ảnh xét nghiệm

Sau khi thực hiện thủ thuật, bác sĩ dặn dò về chế độ chăm sóc và đơn thuốc. Trợ thủ lưu lại và in đơn thuốc, lời dặn

11h30: Bệnh nhân Trang kết thúc buổi khám chữa và quay trở lại bàn đón tiếp để thanh toán. 

Bước 5: Chuyển thông tin thanh toán cho lễ tân

Tại đây lễ tân Mai đã in sẵn phiếu thanh toán. Chị vào phần thanh toán, chọn chế độ in phiếu khám bệnh hoăc bệnh án theo ngày. Chi phí đã được lên sẵn theo thủ thuật. 

Bước 6: Hẹn lại và chăm sóc sau khám

Lễ tân Mai đặt lịch hẹn tiếp theo và cài đặt tin nhắn tự đông nhắc lịch.

Cô cũng sử dụng tin nhắn nhắc lịch uống thuốc sau khi nhổ răng 1 ngày để bệnh nhân Trang yên tâm hơn.

Như vậy lễ tân Mai đã hoàn thành chu trình chăm sóc mà không mất quá nhiều công sức.

Bước 7: Tổng kết cuối ngày

Sau ca khám bệnh của chị Trang, Mai tiếp tục làm việc theo tuần tự cho tới khách hàng cuối cùng. Trước khi kết thúc ngày làm việc, chị xem lại báo cáo thu chi, công nợ bệnh nhân ngày hôm nay tại mục Báo cáo.

Cuối ngày hôm đó, chủ phòng khám theo dõi tình hình hoạt động qua điện thoại với các chỉ số quan trọng

1. Doanh thu theo nhóm thủ thuật và bác sĩ
2. Báo cáo thu chi hàng ngày theo bác sĩ
3. Danh sách khách hàng và thủ thuật theo bác sĩ
4. Tổng hợp thu chi
5. Báo cáo công nợ
6. Tổng số cuộc hẹn, cuộc hẹn bị hủy, danh sách đã hẹn lại
7. Thời gian chờ trung bình, thời gian điều trị trung bình
8. Thống kê đặt xưởng
9. Top thủ thuật thực hiện nhiều nhất

Trên đây là kịch bản một ngày làm việc thông thường tại phòng khám nhỏ khi áp dụng phần mềm nha khoa online DentalFlow. Tóm lại, phần mềm DentalFlow được xây dựng để quản lý phòng khám toàn diện trên 2 chiều: 

• Chiều ngang: Phối hợp công việc giữa bộ phận admin, bác sĩ, kế toán theo hành trình chăm sóc khách hàng
• Chiều dọc : Từ trên xuống: chủ phòng khám theo dõi giám sát công việc xuống nhân viên 

Trên thực tế, việc vận dụng phần mềm có thể giúp rút ngắn thời gian thao tác, đặt lịch, tìm kiếm và sửa ảnh, trung bình từ 3-18 phút trên một ca khám tùy theo từng phòng khám. Với quy trình mẫu trên đây, hi vọng bạn sẽ có thể sử dụng DentalFlow dễ dàng và hiệu quả hơn cho phòng khám của mình.

Nguồn: DentalFlow