Kinh nghiệm Quản Lý Nha Khoa dành cho Chủ Phòng Khám

Để phòng khám nha khoa được hoạt động hiệu quả trước nhiều đối thủ, đòi hỏi người quản lý nha khoa không những có chuyên môn chuyên ngành Răng – Hàm – Mặt tốt, mà còn phải biết cách quản lý phòng khám nha khoa chuyên nghiệp. Dưới đây là những kinh nghiệm giúp quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả mà các chủ phòng khám nên học hỏi để khắc phục những khó khăn thường hay gặp phải.

Những khó khăn khi quản lý phòng khám nha khoa

quản trị nha khoa

Các thành viên không thực hiện đúng nhiệm vụ 

Mỗi nhân viên trong phòng khám đều được phân chia nhiệm vụ đúng với chuyên môn của mình. Tuy nhiên, không phải ai cũng tuân thủ đúng quy định và hoàn thành đúng trách nhiệm của mình. Trốn tránh trách nhiệm, đùn đẩy công việc, vượt quyền,… là những việc tiêu cực thường xuyên xảy ra trong phòng khám nha khoa. Nếu như, người quản lý không có kinh nghiệm quản lý nhân viên, dẫn đến chất lượng công việc giảm suốt và gây nên những hậu quả khôn lường.

Quản lý vật tư y tế không đúng quy trình

Các trang thiết bị, dụng cụ y tế trong phòng khám nha khoa sẽ đặc biệt hơn so với các phòng khám bệnh khác. Nếu không được chuẩn bị sẵn thì quá trình thực hiện điều trị sẽ bị ngắt quãng, tốn thời gian và chất lượng điều trị không được đảm bảo.

Do đặc tính bệnh về răng của mỗi người khác nhau nên các vật tư y tế như: răng, bộ niềng,… đều sẽ được nhập sau khi khám, chẩn đoán cho khách hàng. Quá trình này khá tốn thời gian chờ đợi của khách hàng.

Chăm sóc khách hàng không hiệu quả

Nhu cầu khám chữa, làm đẹp về răng hàm của con người ngày càng tăng cao nên việc thực hiện khám chữa bệnh ngày càng nhiều. Dẫn đến việc quản lý, theo dõi khách hàng ngày càng khó khăn hơn cho nhân viên phòng khám.

Quá trình trị liệu về răng cũng phải trải qua nhiều giai đoạn mới hoàn thiện, việc xảy ra sai sót trong quá trình trị liệu cho bệnh nhân là điều không thể tránh khỏi.

Một số kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa

Đồng nghiệp phải hiểu ý nhau

Cần có sự thống nhất giữa các bác sĩ nha khoa, các phụ tá với nhau trong việc lựa chọn liệu trình điều trị. Tất cả các nhân viên phòng khám nha khoa đều phải được đào tạo, đảm bảo hiểu rõ và đồng nhất những thông tin lâm sàng cơ bản để cung cấp khi bệnh nhân yêu cầu. Điều này giúp chuẩn hóa trải nghiệm của bệnh nhân từ lúc họ yêu cầu điều trị đến lúc đặt lịch hẹn, khám lâm sàng, điều trị và chăm sóc liên tục.

Điều này đặc biệt quan trọng trong điều trị cấy ghép nha khoa. Phương thức này có thể khá tốn kém về thời gian và tiền bạc. Nhân viên phòng khám phải nói chuyện tự tin về quy trình bất kể họ là ai. Điều này giúp gia tăng niềm tin của bệnh nhân khi được tư vấn.

Do đó, tất cả các thành viên phòng khám đều được đào tạo để đưa ra cùng một câu trả lời cho một số câu hỏi nhất định. Điều này giúp chuẩn hóa trải nghiệm của bệnh nhân từ lúc họ yêu cầu điều trị cho đến đặt hẹn, khám lâm sàng, điều trị và chăm sóc liên tục.

Tiêu chuẩn hóa này không chỉ cải thiện trải nghiệm của bệnh nhân, mà còn hợp lý hóa kinh nghiệm giới thiệu các nha sĩ. Tất cả các thành viên sẽ đảm bảo với khách hàng cung cấp một dịch vụ tốt.

Để tránh việc nhân viên vượt quyền, trốn tránh trách nhiệm, đùn đẩy công việc cho nhau,… dẫn đến công việc hoàn thành không được chất lượng ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của phòng khám. Chủ phòng khám cần có những kỹ năng quản lý nhân viên một cách phù hợp, để phòng khám đi vào hoạt động một cách thuận lợi hơn.

Quản lý nhân sự thông minh

Ngành nha khoa nói riêng và bác sĩ nói chung là một ngày chảnh máu chất xám rất lớn. Hầu hết các nha sĩ, điều dưỡng, lễ tân làm việc tại các bệnh viện, phòng khám một thời gian rồi lại bị đối thủ cướp mất, hoặc ra riêng mở phòng khám mới là chuyện không còn xa lạ gì. Để sử dụng nhân sự một cách thông minh bạn cần phải có cách quản trị riêng.

quản trị nhân sự nha khoa

Quản trị nhân sự tốt là một chìa khóa thành công trong quản lý nha khoa

Đào tạo nhân sự trẻ

Với những nhân sự trẻ đang làm việc ở các vị trí tiếp xúc thường xuyên với khách hàng, chủ phòng khám cần chú ý chú trọng vào công tác đào tạo. Các phòng khám nha khoa tiếp cận với khách hàng theo nhiều con đường, trao đổi với khách hàng bằng nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm gọi điện thoại, gửi email, nhắn tin qua mạng xã hội…

Trong đó đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thân thiện, nhiệt tình, tôn trọng khách hàng sẽ lại yếu tố để khách hàng có thiện cảm, thường xuyên quay lại khám hoặc giới thiệu cho người thân, bạn bè đến với phòng khám của bạn.

Ngược lại, nếu nhân viên làm việc thiếu chuyên nghiệp, trao đổi hời hợt, có thái độ không tốt trong quá trình liên hệ với khách hàng thì phòng khám của bạn rất dễ bị mất khách. Thậm chí, còn bị “bóc phốt” trên mạng, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới uy tín của phòng khám.

Mọi chi tiết trong suốt quá trình tương tác với khách hàng và thăm khám tại phòng khám đều có thể mang tới những cơ hội để cải thiện hiệu quả kinh doanh. Vì vậy bạn hãy thường xuyên đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân sự nha khoa, từ nhân viên lễ tân tới các bác sĩ trong phòng khám, giúp họ trang bị những kỹ năng tích cực hơn.

Quản lý nhân sự có kinh nghiệm

Mặc dù rất tin tưởng nhân sự của mình nhưng bạn vẫn nên chú ý chế độ bảo mật thông tin khách hàng. Để phòng tránh rò rỉ dữ liệu hoặc bị cướp khách hàng, bạn nên lưu trữ hồ sơ bệnh án trên phần mềm và phân quyền chặt chẽ để những nhân viên không có phận sự cũng không thể xem được dữ liệu của người bệnh.

Ở góc độ là nhà quản lý phòng khám nha khoa, trong hoạt động thường ngày, bạn cũng cần nắm rõ được năng suất làm việc của từng nhân sự. Đặc biệt cần phải minh bạch những thông tin sau:

  • Doanh thu theo các thủ thuật thực hiện.
  • Doanh thu theo bác sĩ.
  • Những thủ thuật điều trị được sử dụng nhiều nhất.
  • Thời gian điều trị trung bình của một bệnh nhân.

Trong quá trình quản lý phòng nha, sự rõ ràng và công bằng là yếu tố tiên quyết để tạo ra văn hóa làm việc văn minh, thúc đẩy các nhân sự làm việc và cống hiến. Những chỉ số về hiệu suất làm việc sẽ giúp người chủ có cơ sở để tạo cơ chế lương thưởng hợp lý, đánh giá chính xác năng lực làm việc của đội ngũ nhân sự. Một chế độ đãi ngộ tốt sẽ giúp cho nhân sự của bạn vận hành tốt và không bị xáo trộn.

Kể cả trong trường hợp có xảy ra những biến động không mong muốn, một chính sách lương thưởng hấp dẫn và công bằng cũng sẽ giúp bạn tuyển dụng nhân viên được dễ hơn. Với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, bạn sẽ có cơ sở dữ liệu để quản trị nhân sự của mình bền vững và hiệu quả.

Chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị

Hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng cho mọi bệnh nhân ngay khi họ bước vào cửa phòng khám của bạn. Đặc biệt là những bệnh nhân tiềm năng, những người đã đặt lịch hẹn từ trước và yêu cầu thực hiện các phương pháp điều trị đắt tiền. Nếu phòng khám của bạn có các thiết bị, vật tư dự trữ sẵn, bạn có thể sắp xếp mọi thứ một cách linh hoạt và chuyên nghiệp hơn khi làm việc với bệnh nhân.

Khi phòng khám có đầy đủ các thiết bị cần thiết cho một ca khám răng hoặc chỉnh nha. Điều đó đồng nghĩa với việc thời gian điều trị có thể diễn ra nhanh hơn và không khiến bệnh nhân phải chờ đời.

Chăm sóc khách hàng tận tình chu đáo

Để quản lý tốt phòng khám nha khoa, trước hết bạn phải quản lý tốt bệnh nhân của mình. Khách hàng là yếu tố quan trọng trong bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào. Nếu không có hình thức quản lý bệnh nhân hiệu quả thì khả năng mất khách rất cao.

Tiếp nhận, cải thiện đánh giá từ bệnh nhân nha khoa

Bệnh nhân là người trải nghiệm dịch vụ tại phòng khám, chính họ mới có những đánh giá khách quan về chất lượng dịch vụ. Vì vậy, các thành viên trong phòng khám phải có trách nhiệm quan tâm, thăm hỏi bệnh nhân về độ hài lòng cũng như chất lượng dịch vụ của phòng khám để có những cải thiện tốt hơn.

Phần lớn, bệnh nhân thường tin tưởng người khác đánh giá hơn là những mẹo tiếp thị của chính cơ sở nha khoa. Bệnh nhân khi đến với phòng khám một phần là được giới thiệu từ người quen. Vậy nên, tận dụng những đánh giá tích cực của bệnh nhân để phát triển phòng khám là cần thiết.

Bên cạnh đó, các trang mạng xã hội của phòng khám như website, fanpage facebook, youtube cũng cần cung cấp thêm nhiều thông tin để hỗ trợ mọi thắc mắc của khách hàng.

Để quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả, bạn cần quản lý tốt khách hàng của mình

Người đồng hành cùng bác sĩ nha khoa

Đa phần các chủ phòng khám đều là bác sĩ trưởng khoa, bác sĩ giỏi về chuyên môn nhưng lại không có kinh nghiệm về kinh doanh, cách quản lý phòng khám. Nên phòng khám cần có ít nhất một người có kinh nghiệm quản lý phòng khám, có kiến thức về các bộ luật liên quan đến việc mở phòng khám nha khoa để mọi hoạt động trong phòng khám được diễn ra một cách suôn sẻ.

Một trong những thách thức lớn nhất của quản lý phòng khám nha khoa là tuân thủ số lượng quy định ngày càng tăng. Có rất nhiều yêu cầu, tiêu chuẩn mà phòng khám phải đảm bảo.

Các quy trình, thủ tục khá phức tạp và ngày càng gia tăng. Do đó, hãy có một người hoặc một công cụ hỗ trợ để đảm bảo phòng khám vận hành tốt nhất. Việc tự động hóa hoặc có người giúp sức giám sát quy trình thực sự rất có ý nghĩa. Các bác sĩ sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào chuyên môn.

Giảm thiểu tối đa các khoản lãng phí tiềm ẩn

Đối với ngành nha khoa, có tới 8 loại lãng phí, viết tắt là DOWNTIME:

  • Sản phẩm lỗi (Defects): Thiết bị bị rơi, vỡ, hỏng, X-quang phải chụp lại, lấy dấu lại…
  • Lãng phí sản xuất thừa (Overproduction): Làm hồ sơ quá sớm, chuẩn bị quá mức cần thiết.
  • Lãng phí thời gian chờ đợi (Waiting): Bệnh nhân phải chờ đợi bác sĩ hoặc ngược lại.
  • Lãng phí con người (Non-utilized people): Quản lý phòng nha không sử dụng đúng người, đúng vị trí.
  • Lãng phí vận chuyển (Transportation): Chuyển vật liệu hoặc bệnh nhân đến khu vực khác nhau của phòng khám.
  • Lãng phí tồn kho (Inventory): Tích lũy hàng tồn kho vô hình bao gồm những điều trị được lên kế hoạch nhưng chưa thực hiện, thiết bị đắt tiền không cần thiết…
  • Lãng phí thao tác/di chuyển (Motion): Phải đứng dậy nhiều lần trong một lần làm thủ thuật vì phải tìm kiếm dụng cụ hoặc không có những thiết bị cần thiết,…
  • Lãng phí trong vận hành quy trình (Extra-processing): Quy trình quá phức tạp, sắp xếp lịch hẹn chưa khoa học, hợp lý.

Người quản lý phòng nha phải nhìn nhận ra được hàng ngày các nhân viên của mình đang phải tốn thêm bao nhiêu thời gian cho từng thao tác trong phòng khám. Mỗi thao tác không tạo thêm giá trị cho bệnh nhân hoặc cho phòng khám đều được coi là một thao tác thừa, gây lãng phí và buộc phải cắt giảm.

Đối với mỗi loại lãng phí, khi đã tìm ra được thì chắc chắn sẽ có phương pháp cải tiến. Ví dụ như: Để tránh gây lãng phí tồn kho (Inventory), bạn có thể xác định chính xác mức vật tư tiêu hao trên mỗi thủ thuật, tạo công thức tính trên phần mềm để theo dõi lượng hàng tồn kho mỗi ngày. Quản lý thông minh dựa trên những thông số cụ thể, kết hợp với sự hỗ trợ từ công nghệ hiện đại sẽ giúp bạn tối ưu chi phí quản lý phòng khám.

Bảo mật thông tin khách hàng nha khoa

Việc bảo mật thông tin trong vấn đề quản lý phòng nha là rất quan trọng. Ngoài nguy cơ bị mất khách, cướp khách do nhân viên cũ đã nghỉ việc, còn có nhiều trường hợp phổ biến như: Nhân viên nắm được thông tin khách hàng sau đó làm lộ trên mạng xã hội gây ảnh hưởng tới thương hiệu, thông tin khách hàng lưu trữ biến mất do hỏng ổ cứng, virus, hacker…

Nhiều phòng khám nha khoa hiện nay chỉ quản lý thông tin khách hàng bằng các file tài liệu offline, lưu trữ trong mạng thông tin nội bộ mà nhân viên nào cũng có thể truy cập. Khi nghỉ việc, họ có thể dễ dàng lấy đi những thông tin quan trọng và rao bán. Vậy nên, cách tốt nhất để phòng tránh được hậu quả này đó là bạn hãy lựa chọn phần mềm quản lý và bảo mật thông tin hiệu quả với các tiêu chí như:

  • Ưu tiên phần mềm online để dữ liệu được sao lưu back up thường xuyên, không sợ bị mất.
  • Ưu tiên phần mềm đạt tiêu chuẩn bảo mật thông tin cao nhất toàn cầu HIPAA.
  • Ưu tiên phần mềm được phát triển bởi ngũ có chứng chỉ đạt chuẩn an toàn thông tin để đảm bảo dữ liệu không bị rò rỉ ra ngoài.
  • Chọn những phần mềm quản lý phòng nha có cơ chế phân quyền chặt chẽ và hiệu quả.

Việc sử dụng phần mềm quản lý nha khoa tốt sẽ giúp bạn cảm thấy yên tâm hơn khi mọi thông tin của người bệnh và nhân viên phòng khám đều được lưu trữ và bảo mật tuyệt đối. Nhờ vậy, việc vận hành phòng khám mới trở nên thực sự an toàn và hiệu quả.

Sử dụng phần mềm quản lý phòng khám nha khoa tốt

Với những cách quản lý phòng khám nha thông thường, mọi người sẽ sử dụng trang tính Google Sheet hoặc Excel để quản lý thông tin vật tư, nguyên liệu, chi phí, thông tin bệnh nhân, liệu trình điều trị,… Tuy nhiên, với cách thức quản lý này, mọi hoạt động của phòng khám vẫn chưa được tối ưu, rất dễ xảy ra sai sót do mọi dữ liệu đều phải nhập thủ công, khó kiểm soát, không thể phân quyền cho từng người nên rất dễ thất thoát doanh thu hoặc bị những lộ thông tin quan trọng.

Để giải quyết vấn đề này thì sự lựa chọn tốt nhất chính là cài đặt phần mềm quản lý phòng nha. Những phần mềm chuyên dụng này sẽ mang lại một số lợi ích nổi bật như:

  • Quản lý bệnh án của người bệnh một cách khoa học, giúp bác sĩ có thể theo dõi được tình trạng của bệnh nhân nhanh chóng và chính xác nhất.
  • Quản lý lịch hẹn của bệnh nhân để phân chia ca trực cho từng bác sĩ một cách hợp lý.
  • Nhắc nhở bệnh nhân đến khám theo đúng lịch hẹn, tránh trường hợp người bệnh bị quên.
  • Quản lý vật tư tiêu hao chính xác, giúp chủ phòng khám có thể lựa chọn thời điểm nhập/xuất hàng phù hợp.
  • Theo dõi doanh thu, công nợ của phòng khám, hỗ trợ in hóa đơn.
  • Có tính năng chăm sóc khách hàng tự động, kịp thời gửi tin nhắn khuyến mãi và những thông tin cần thiết cho khách hàng.
  • Kiểm soát hoạt động kinh doanh của phòng khám nha khoa ở mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần bạn có thiết bị kết nối được với internet như điện thoại, máy tính,… là có thể theo dõi mọi hoạt động của phòng khám từ xa.
  • Tính toán tiền lương, tiền thưởng, tiền hoa hồng cho đội ngũ nhân viên, bác sĩ một cách nhanh gọn, chính xác.
  • Phân quyền truy cập phần mềm quản lý phòng nha để những thông tin quan trọng được bảo mật tốt hơn.
  • Không còn phải quản lý dữ liệu thủ công, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất vận hành.

Lên kế hoạch marketing hiệu quả trong quản lý phòng nha

Hiện nay, với sự phát triển không ngừng của mạng xã hội và internet, việc các bệnh nhân có quyết định lựa chọn dịch vụ tại phòng khám nha khoa của bạn hay không còn phụ thuộc nhiều vào các chiến dịch truyền thông của phòng khám.

Một chiến lược marketing nha khoa hiệu quả không chỉ giúp xây dựng được thương hiệu nha khoa vững mạnh, mà còn thúc đẩy tăng doanh số phòng khám, giúp thu hút thêm được nhiều khách hàng mới. Tuy nhiên trong quá trình xây dựng kế hoạch và thực hiện chủ phòng khám cần lưu ý những vấn đề sau:

  • Thu hút khách hàng mục tiêu thông qua việc truyền thông trên các trang mạng xã hội. Tận dụng các kênh như facebook, google, email… để tạo sự tương tác, gắn bó giữa khách hàng và thương hiệu, từ đó có thể xây dựng được tệp khách hàng thân thiết.
  • Nếu bạn đầu tư vào việc phát triển SEO Nha khoa, hãy cài phần mềm giúp giải đáp các câu hỏi về nha khoa. Qua đó tăng độ uy tín cho phòng khám. Tạo và tối ưu tài khoản Google My Business kèm theo những đánh giá, review tốt của khách hàng, trang web của bạn sẽ được tăng độ uy tín và dần lên top.
  • Hãy khai thác triệt để kênh TikTok, làm những video ngắn thú vị để quảng bá dịch vụ của bạn. Đồng thời chia sẻ cho khách hàng những nội dung hữu ích về cách chăm sóc sức khỏe răng miệng, lời khuyên cho khách hàng khi họ gặp vấn đề khác liên quan…

Hãy nhớ rằng, mỗi chiến dịch, mỗi kế hoạch marketing của bạn đều nhằm mục đích giúp phòng khám có thêm khách hàng, gia tăng được doanh thu và củng cố thêm được thương hiệu.

Những kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa được chia sẻ đầy đủ ở bài viết trên, hy vọng sẽ giúp cải thiện được những khó khăn mà bạn đang gặp phải. Hãy sáng suốt trong cách quản lý phòng khám của mình, biết tiếp nhận và thay đổi để bản thân, tập thể để việc kinh doanh phát triển hơn. Chúc các quý Bác sĩ thành công!

Đánh giá bài viết
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on pinterest
Pinterest
Share on linkedin
LinkedIn
Share on telegram
Telegram
Nha Khoa Miền Trung
Xin chào! Chúng tôi là đội ngũ của Nha Khoa Miền Trung. Chúng tôi lập nên trang web này nhằm giúp quý độc giả có thể trang bị thêm kiến thức về nha khoa, đánh giá các Nha Khoa nhằm giúp bạn đọc có thể tìm cho mình một trung tâm Nha Khoa uy tín và chất lượng nhất. Đội ngũ làm vì mục đích phi lợi nhuận và quý bạn đọc cảm thấy bài viết hữu ích có thể ủng hộ bằng cách Click vào quảng cáo nếu bạn thực sự thích nó! Xin cảm ơn.

Liên Hệ

Review Nha Khoa

Nha khoa sử dụng răng kém chất lượng và bị hở ở chân răng

Bọc răng sứ thẩm mỹ tại Nha khoa Dana có tốt không?

Thời gian gần đây nhu cầu làm răng sứ thẩm mỹ ngày càng tăng. Đã có rất nhiều khách hàng chịu chi, bỏ ra một khoản tiền lớn với mục đích kiến tạo nụ cười thêm hoàn hảo. Lợi dụng sự tin tưởng của khách hàng nhiều cơ sở nha

bọc răng sứ uy tín quảng nam

Top 6 Nha khoa Bọc răng sứ tốt và uy tín tại Quảng Nam

Bọc răng sứ là phương pháp phục hình răng giúp mang đến cho răng một dáng vẻ mới, đều đặn và trắng sáng tự nhiên như răng thật. Để chọn địa chỉ làm răng sứ ở đâu tốt tại Quảng Nam, bạn đọc có thể tham khảo bài viết dưới

tẩy trắng răng tại quảng nam

Top 5 Nha khoa tẩy trắng răng tại Quảng Nam uy tín và chất lượng

Có khá nhiều nha khoa có dịch vụ tẩy trắng răng ở tỉnh Quảng Nam nhưng để lựa chọn được một địa chỉ chất lượng và giá thành hợp lý thật sự không dễ dàng. Nếu đang băn khoăn về vấn đề này, quý bạn đọc có thể tham khảo

nha khoa uy tín

Top 3 Nha khoa uy tín tại huyện Phong Điền – Thừa Thiên Huế

Sức khỏe răng miệng là vấn đề muôn thuở và cực kỳ quan trọng với mọi người hiện nay. Theo như nghiên cứu, tại Việt Nam có đến hơn 80% dân số mắc phải các vấn đề về răng miệng từ nhẹ đến nặng. Một trong những lý do chủ

trồng răng implant tại quảng nam

Top 6 Nha khoa trồng răng Implant chất lượng tại Quảng Nam

Trồng răng implant là một phương pháp trồng răng cấy ghép cấu tạo bằng titanium có hình dạng (vít) ốc. Nó được dùng cấy trực tiếp vào xương hàm của người bị mất răng để thay thế chân răng đã bị mất trước đó. Và nó sẽ có vai trò

nha khoa thanh lịch uy tín tại phú vang huế

Top 3 Nha khoa uy tín tại huyện Phú Vang – Thừa Thiên Huế

Sức khỏe răng miệng là vấn đề muôn thuở và cực kỳ quan trọng với mọi người hiện nay. Theo như nghiên cứu, tại Việt Nam có đến hơn 80% dân số mắc phải các vấn đề về răng miệng từ nhẹ đến nặng. Một trong những lý do chủ